الثلاثاء 30 مايو 2017 م - ٤ رمضان ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة الإعلام
هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة الإعلام

هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة الإعلام

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بوزارة الإعلام صباح أمس حول منهجية اعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية، وذلك تحت رعاية كلاً من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وسعادة علي بن خلفان الجابري وكيل وزارة الإعلام، وعدد من مدراء الدوائر ورؤساء الاقسام من الجانبين. يهدف من خلاله الى إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمستندات في مختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.
بداية رحب سعادة علي بن خلفان الجابري وكيل وزارة الإعلام بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول ايجابي كبير في سير العمل، كما أبدى إستعداده التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتمام النظام بوزارة الإعلام لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق. من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية ، وأضاف بأنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة إلى جانب تطرقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
حيث قدم إسحاق الصقري مدير ضبط الجودة والمشرف على الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً عن تجربة السلطنة في إدارة الوثائق والمحفوظات من حيث منهجية العمل مع الجهات الحكومية في الدولة من أجل إرساء نظام عصري الإدارة الوثائق والمحفوظات ، إلى جانب الخطة المعتمدة نحو تغير التوجهات من التعامل السابق مع الوثائق والملفات والذي لا يعتمد على أساليب مهنية وكيف استطاعت الهيئة أن تنتقل إلى مرحلة احترافية في إدارة وثائق الدولة بموصفات معتمدة في هذا الشأن ، إضافة إلى عرض نماذج من أنظمة إدارة الوثائق الخصوصية ( نظام التصنيف ـ جداول مدد الاستبقاء) وشرح آلية التعامل معها والطريقة المعتمدة في تطبيقها ، والدور الفاعل نحو تدريب الموظفين في كافة الجهات باستخدام هذه الأدوات، الى جانب الحديث عن الدور الكبير الذي لعبته الهيئة في سبيل ايجاد كوادر بشرية متخصصة والبرامج التأهيلية والتدريبية التي أوجدتها بالتنسيق مع الجهات المعنية نحو تأهيل وتدريب الموظفين ليكونوا رافداً مهماً لتطبيق الرؤية الشاملة لإرساء نظاماً عصرياً. كما تم عرض احصائيات عددية لإنجازات الهيئة في قطاع الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بالجوانب الإدارية في انشاء دوائر واقسام للوثائق في الجهات الحكومية، ونسبة المختصين في المجال في كافة الجهات الحكومية، ونسبة إعداد الأنظمة وتطبيقها في الجهات الحكومية، علاوة على تغطية عمليات متابعة أماكن حفظ الوثائق الوسيطة في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق، وخطة فرز وإتلاف الوثائق العامة للدولة والآلية المتبعة في هذا الشأن، وتطرق الصقري الى معمل الأتلاف الأمن للوثائق الذي سيرى النور في القريب العاجل، والأسلوب الأمن في التعامل مع الوثائق المصنفة. وقد تم التركيز على منهجية إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة الإعلام وإيضاح كافة مجريات ومتطلبات العمل نحو إعداد نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء وأيضا إبراز الدور الذي يجب أن تقوم به لجان وفرق العمل الذي تم تشكيلها خدمة لهذا المشروع.
فيما قام بعد ذلك هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة بتقديم عرض توضيحي حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، تطرق العرض الى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية منها استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بالإضافة الى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في عام ٢٠١٣ م وحتى اليوم، كذلك تناول العرض الى الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، كما تم استعراض الخدمات والدعم الفني التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
جدير بالذكر أن الهيئة أنجزت قرابة 36 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الآن على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام ، كما أن الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال إقامة اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة على التعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية.

إلى الأعلى