الثلاثاء 28 مارس 2017 م - ٢٩ جمادي الثاني ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لـ”الوطن”: اعتماد نظام إدارة الوثائق لـ (38) جهة حكومية وجار العمل على اعداد النظام لـ (15) جهة

رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لـ”الوطن”: اعتماد نظام إدارة الوثائق لـ (38) جهة حكومية وجار العمل على اعداد النظام لـ (15) جهة

– الحصول على مئات الآلاف من الوثائق من شرق أفريقيا والهند واليابان وسريلانكا وبريطانيا واميركا وألمانيا وروسيا وهولندا، والبرتغال وفرنسا والبرازيل وتركيا
– خطة لتطبيق نظام اعتماد الوثائق والمحفوظات في مؤسسات القطاع الخاص التي تساهم فيها الحكومة
– جمع أكثر من ستة وستين ألف وثيقة من المواطنين منذ 2011م
– انتهاج اسلوب علمي لحفظ الوثائق منذ استلامها وتمر عبر منهجية معتمدة
– يتوفر لدى الهيئة أكثر من ستة وثلاثين ألف مخطوط ورقي والكتروني في مختلف العلوم
– الندوات والمعارض التي تقيمها الهيئة تبرز القيمة التاريخية و الثقافية والعلمية والتربوية للسلطنة
– إجراء (171 ) مقابلة مع افراد في مشروع تسجيل التاريخ الشفوي

أجرى الحديث ـ محمود بن زاهر الزكواني:
قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: غن بناء نظام ادارة الوثائق بكل وحدة حكومية يتطلب أن تقوم الجهة بإجراء كشف عن واقع الوثائق ووضع خطة عمل لاعداد الادوات الاجرائية للنظام.
جاء ذلك خلال حديث خاص لـ”الوطن” تطرق خلاله لعدة مواضيع تتعلق بالوثائق والمخطوطات ودور الهيئة في ادارة الوثائق الخصوصية وفيما يلي نص الحديث:
* هل لكم أن تحدوثنا عن نظام اعتماد الوثائق والمحفوظات في المؤسسات الحكومية وكم يبلغ عدد هذه المؤسسات التي تم الانتهاء من تطبيق النظام فيها وماهي المؤسسات المتبقية ومتى من المقرر أن يتم التطبيق الفعلي للنظام فيها؟

ـ كما هو معلوم بأن اعتماد نظام إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية مستمر حسب ما هو مخطط له من قبل المختصين بالهيئة ويتم اعتماد ما نسبته من (6 إلى 7) جهات سنوياً وهي وفق المعدل المطلوب، حيث أن بناء نظام لإدارة الوثائق بكل وحدة حكومية يتطلب أنْ تقوم هذه الجهة بإجراء كشف عن واقع الوثائق، ووضع خُطّة عمل لإعداد الأدوات الإجرائية للنظام تطبيقاً لقانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم: (60 / 2007) ولائحته التنفيذية وتكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام إدارة الوثائق الآمر الذي يتطلب منا فترات مختلفة تتراوح بحسب حجم كل جهة ونشاطها.
وحتى الآن تم اعتماد نظام إدارة الوثائق لعدد (38) جهة حكومية وجاري العمل الآن على اعداد النظام لعدد (15) جهة في الوقت الراهن وسيتم اعتماد بعضها خلال العام الجاري.
*سمعنا أن لدى الهيئة خطة لتطبيق نظام الاعتماد الوثائق والمحفوظات في شركات القطاع الخاص فاين وصل هذا الموضوع؟
ـ تم اعداد خطة لهذا الغرض بدأت بعمل لقاء تعريفي لأكثر من (46) شركة ومؤسسة حكومية وبمشاركة أكثر من (140) مشاركاً، بهدف اعداد نظام إدارة الوثائق بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن ( 25%) حسب المادة (13) من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم:(60 / 2007م).
استهدف اللقاء الرؤساء التنفيذيون ومديري العموم والمختصون في الموارد البشرية والشؤون القانونية وتقنية المعلومات بالمؤسسات والشركات نظرا لما يتطلبه النظام من تهيئة المؤسسات والشركات وتعزيزها باللقاءات التعريفية، ومتابعة إنشاء أقسام ودوائر الوثائق، ورفدها بمختصي الوثائق، ثم البدء بإعداد النظام المذكور.
تنفيذا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم (60 / 2007) في المادة (41) التي نصت: “تنشأ بالجهات المعنية دوائر أو أقسام تتولى إدارة الوثائق بها وذلك بالتنسيق مع الهيئة، وتتبع هذه الدوائر أو الأقسام مباشرة رئيس الجهة المعنية أو رئيس الفرع التابع لها في المحافظات والمناطق، وتلحق بها الأقسام القائمة بأعمال البريد”، عليه تم بتاريخ 26/ 4/ 2016م مخاطبة المؤسسات والشركات التي تساهم فيها الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن (25%) بالعمل على ما يلي:
1 ـ استحداث دائرة أو قسم للوثائق تتبع مباشرة رئيس المؤسسة حسب مقتضيات وحجم العمل بالمؤسسة ومدى توفر فروع لها.
2 ـ الحاق كافة الأعمال المتعلقة بالبريد وحفظ وإدارة الوثائق لدائرة أو قسم الوثائق.
3 ـ تعيين المختصين في مجال الوثائق للعمل بدائرة أو قسم الوثائق.
هذا وتم التنسيق مع العديد من الشركات وتلقي الردود من قبلهم لانشاء التقسمات المعنية بالوثائق وأيضاً اليه تعيين موظفين مختصين.
*ما هو الجديد في مجال جمع المخطوطات والوثائق التي تخص السلطنة سواء داخلها أو خارجها؟
ـ هناك خطوات عدة تنتهجها الهيئة في هذا الجانب على النحو الآتي:
أولاً: الوثائق التي تؤول إلى الهيئة من الجهات المعنية:
كما نعلم أن الهيئة انشأت في عام 2007م، ومنذ ذلك الحين شرعت بالتعاون مع الجهات المعنية بتنظيم وثائقها من خلال وضع نظام ادارة الوثائق الخصوصية لكل جهة، فضلاً عن الوثائق المشتركة، وترتب على ذلك تحديد جداول مدد الاستبقاء للوثائق التي من خلالها ترحل بعضها الى الهيئة للحفظ الدائم.
وخلال هذا العام استقبلت الهيئة عدد من الترحيلات من محافظة مسقط ووزارة التعليم العالي ووزارة القوى العاملة، وبعض من هذه الوثائق ناتج عن عمليات الفرز لوثائق الدولة وفق الخطة الموضوعة والتي بموجبه تم تحديد تارخ مفصلي لترحيل الوثائق وهو العام 1976م وما قبله.
ثانياً ـ الوثائق الخاصة:
الوثائق الخاصة التي يتم جمعها من قبل الهيئة هي الوثائق التي يملكها أو يحوزها الأفراد وتهم الصالح العام، أي بها بيانات ومعلومات يمكن الاستفادة منها في البحوث والدراسات.
ويوجد بالهيئة تقسيم معني بذلك بمستوى قسم، يقوم بالتواصل والتنسيق مع المواطنين في مختلف ولايات ومحافظات السلطنة بصفة مستمرة للحصول على الوثائق الخاصة أو نسخ منها، سواء بحضور المواطنين للهيئة، أو حتى ذهاب فريق العمل أو أحد موظفي القسم إلى المواطن في بلدته في أي من محافظات وولايات السلطنة وزيارته في بيته وترتيب وثائقه وأخذ نسخ منها.
كما تقوم الهيئة بتنفيذ ندوات وحلقات عمل حول الوثائق الخاصة، في مختلف محافظات السلطنة تهدف من خلالها تعريف المواطنين بأهمية هذه الوثائق التي بحوزتهم، وكيفية المحافظة عليها، فمنذ عام 2011 ولغاية هذا العام تم جمع أكثر من ستة وستين ألف وثيقة من المواطنين.
ثالثاً: الوثائق المتعلقة بالدولة في المؤسسات الوثائقية الدولية: قامت الهيئة بتوقيع مذكرات تفاهم مع العديد من الدول الشقيقة والصديقة التي توجد لديها وثائق متعلقة بالدولة للحصول على نسخ من تلك الوثائق، وبناءً عليه فقد تم الحصول على مئات الآلاف الوثائق من دول عدة مثل: دول شرق أفريقيا والهند واليابان وسريلانكا والمملكة المتحدة والولايات المتحدة الأميركية وألمانيا وروسيا وهولندا والبرتغال وفرنسا والبرازيل وتركيا وجاري العمل على هذا النحو وفق الخطط الموضوعة لذلك ومازال العمل جاري في هذا المجال.
* ماهي المراحل التي تمر بها الوثائق والمخطوطات حتى يتم حفظها؟
ـ تنتهج الهيئة اسلوباً علمياً لحفظ الوثائق منذ استلامها وتمر هذه الوثائق عبر منهجية معتمدة تضمن لها عدم الاضرار بالعاملين لديها وكذلك بالوثائق المستلمة.
ففي بداية الأمر تتم عملية تنظيف الوثائق من الغبار والحشرات العالقة فيها نتيجة عدم الحفظ السليم ثم يأتي تعقيم تلك الوثائق بأحدث أجهزة التعقيم المعتمدة بهدف التأكد من خلوها من الفطريات العالقة، ويتم رصد جميع هذه العمليات في سجل عمليات تجميع الوثائق.
بعد ذلك يتم احالة الوثائق الى قسم تصنيف الوثائق ، حيث تتم عملية الوصف باستيفاء استمارة لكل ملف تحتوي تلك الاستمارة على (26) حقلاً وهي مواصفة عالمية متبعة في هذا الشأن، حيث يتم معالجتها ذهنيا وتشمل فرز الوثائق زمنياً وموضوعيا وتوصيفها حسب التقنين الدولي للوصف الأرشيفي العام وتكشيفها لاستخراج كافة البيانات التي تمكن من استرجاع الوثائق، تم تحال الى تقسيم آخر وهو قسم ضبط توصيف الوثائق بهدف مراجعة عمليات الوصف التي تمت وتدقيقها.
بعد أن يتم التأكد من حالتها المادية يتم تحويلها لدائرة صيانة ومخازن الوثائق للحفظ الدائم وتقوم هذه الدائرة بدورها في إحالتها الى دائرة المحفوظات لغرض التخزين الالكتروني واقحامها في منظومة المحفوظات وفق جداول يتم الاتفاق بين التقسيمات المختلفة وذلك لانجاز الأعمال التي تحال أولا بأول.
ومما لا شك فيه أن الكثير من الوثائق التي ترحل الى الهيئة لا تخلو من التلف نتيجة عدم الحفظ السليم لها، لذلك يتم احالة الوثائق المتهالكة التي تستدعي حالتها المادية الى ترميم ومعالجة إلى قسم الترميم، حيث تصبح بعد ذلك جاهزة للاطلاع من قبل العموم وفق جداول مدد الاستبقاء ووفق المدد المحددة في قانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية، كما أنه يصاحب هذه العملية في بعض الوثائق التي ترى الهيئة أهمية حفظها على صيغة الميكروفيلم، التي لديها قابلية الحفظ الطويل الذي يمتد الى( 500) عام تقريباً دون الحاجة الى تغيير في وسائط الحفظ الإلكترونية أو صيغتها.
* كم يبلغ عدد المخطوطات التي تم جمعها وحفظتها الهيئة منذ انشاؤها وحتى الآن؟
ـ شرعت الهيئة بجمع المخطوطات جنبا الى جنب مع الوثائق، وتأتي عملية جمع المخطوطات ايمانا منها بأهمية المادة العلمية والفكرية التي تحويها تلك المخطوطات والتي تعين الباحثين والدارسين في إكمال بحوثهم ودراساتهم، فيتوفر لدى الهيئة أكثر من (36) ألف مخطوط ورقي والكتروني في مختلف العلوم.
* ماهي أوجه التعاون بين الهيئة والجهات ذات العلاقة في السلطنة وخارجها؟
ـ سعت الهيئة ومنذ انشاؤها الى اقامة علاقات مع الجهات المعنية في السلطنة وهنالك تعاون وثيق بين الهيئة والجهات المعنية التي ترتبط معها في بعض الجوانب التي تخدم الجانب العلمي والفكري ومع الجهات التي تحتاج الى دعم فني في مجال الترميم والتخزين الالكتروني والدعم الفني فاللقاءات مستمرة والتعاون قائم.
أما بالنسبة الى التعاون مع المؤسسات المماثلة في الخارج، فترتبط الهيئة بعلاقات جيدة مع المؤسسات الوثائقية الدولية، وهناك العديد من مذكرات التفاهم التي وقعت مع المؤسسات الوثائقية الدولية من أجل تبادل الخبرات والاطلاع على تجارب الدول الأخرى ونقل التجربة العمانية في هذا المجال الى تلك الدول، والحقيقة هناك اشادةدائمة بما تحقق في الهيئة في هذه الفترة الوجيزة من انشاؤها.
كما ان الهيئة تقوم بتوفير بعض المنح التدريبية لبعض المؤسسات الدولية المماثلة من اجل تبادل الخبرات في مجالات الترميم والتجليد والتخرين الالكتروني والتعقيم.
* تنظم الهيئة عدداً من الفعاليات والندوات والمعارض خارج السلطنة للتعريف بجوانب تتعلق بتاريخ السلطنة .. فهل لكم أن تطلعونا على الفائدة التي تتحقق من مثل هذه الفعاليات؟
ــ مما لا شك فيه أن الندوات والمعارض التي تقيمها الهيئة بين فترة وأخرى تبرز القيمة التاريخية والثقافية والعلمية والتربوية لارصدة الوثائق والمحفوظات بالهيئة، كما أنها تشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني وجذب الباحثين والدارسين للاستفادة من هذا الإرث الحضاري والتاريخي التليد، كما تتولى هذه المعارض بتعريف الجمهور عن رسالة ورؤية الهيئة وتوضيح أهدافها في حفظ وصيانة الوثائق والمحفوظات وتوعية المواطنين لأهمية المبادرة في تسجيل وثائقهم الخاصة لدى الهيئة وذلك من أجل الحفاظ على ذاكرة الوطن.
وكان لعام 2016م رصيد كبير للمعارض المحلية والدولية سواء من تنظيم الهيئة أو بالمشاركة مع الجهات المعنية بالثقافة، ويأتي ذلك تعبيرا عن مدى اهتمام الهيئة في اطلاع زائري تلك الفعاليات عما تملكه الهيئة من رصيد وثائقي لهذا البلد .
* ماهي البرامج والفعاليات التي تعتزم الهيئة تنفيذها خلال الفترة القادمة سواء داخل السلطنة أو خارجها؟
ـ معرض خريف صلالة السياحي في الفترة من 1 الى 7 أغسطس القادم سيعرض (250) وثيقة متنوعة من الوثائق الدولية التي تبرز علاقة عمان مع العالم وامتدادها الجغرافي في حقبات متعددة، والوثائق الخاصة المتعلقة لأبناء محافظة ظفار، والخرائط والمخطوطات.
ـ المعرض الوثائقي السابع في الفترة من 10 الى 15 أكتوبر 2016م والذي يعرض الوثائق المختصة بعمان في الصحافة الأجنبية والعربية والمحلية، حيث سيتم عرض العديد من المقالات والصحف والمجلات العالمية التي نشرت صوراً وأخباراً عن عُمان.
ـ معرض حول علاقات عُمان بدول القرن الأفريقي سيعقد في جزر القمر في ديسمبر 2016م.
* أين وصل موضوع المعرض الدائم الذي اعلنتم عنه العام الماضي؟
ــ المعرض الدائم في مراحلة الأخيرة، في طور التعديل النهائي للطاولة الالكترونية من قبل الشركة المسند لها العمل، وتركيب مستلزمات المعرض.
* هناك أكثر من جهة حكومية معنية بجمع وحفظ الوثائق مثل وزارة التراث والثقافة وجامعة السلطان قابوس ومركز السلطان قابوس العالي للثقافة والعلوم؟ وهل تجدون تعارضاً في مهام وصلاحيات الهيئة مع هذه الجهات؟
ــ الهيئة منحت التشريع القانوني بموجب المرسوم السلطاني رقم: (60 / 2007)، كجهة مسؤولة عن جمع الوثائق وهي المؤسسة الرسمية لهذا الغرض والمرجع الرسمي في مجال الوثائق والمحفوظات، وبصدور المرسوم تقوم الهيئة بممارسة عملها وما يتوجب التعارض بما جاء مع المرسوم السلطاني واختصاصات الهيئة في حالة وجود لنشاط مماثل لهذا الاختصاص مما يضيف كلفة اضافية وتداخل في الاختصاص.
* ماذا عن اطلاع الباحثين والدارسين على وثائق الهيئة؟ هل لذلك أي آلية معتمدة، لاسيما وأن بعض الباحثين يطالب بالاطلاع على بعض الوثائق التي تهم دراساتهم التاريخية.
ــ من الأهداف الرئيسة التي تعمل دائرة الاطلاع على الوثائق عليها هو العمل على تلبية طلبات المستفيدين للاطلاع على الوثائق المحفوظة لدى الهيئة، حيث وردت العديد من النصوص القانونية في قانون الوثائق والمحفوظات المتعلقة بهذا الموضوع. وقد عملت الهيئة على إتاحة الوثائق للمستفيدين وفق آلية عمل منظمة، فقد صدر قرار إداري رقم:(292 / 2015م) بتاريخ 10 نوفمبر 2015م بشأن قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات في الهيئة، وقرار آخر رقم: (1 / 2015م) بتاريخ 10 نوفمبر 2015م بتحديد رسوم الخدمات المقدمة من الهيئة، حيث أصبح بإمكان المستفيد الاطلاع على الوثائق في قاعة الاطلاع بدائرة الاطلاع على الوثائق في صيغتها الالكترونية واختيار ما يناسبه لغرض بحثه وفق الضوابط الداخلية المنظمة للعمل ومقابل رسم مالي يدفعه المستفيد.
مما تجدر الإشارة إليه بأنه ليس بإمكان المستفيد الدخول لقاعة الاطلاع للاطلاع على الوثائق المتاحة وأخذ نسخ منها دون القيام بعملية التسجيل التي تتطلب ملئ الاستمارة الكترونياً، وبعدها يتم إصدار بطاقة مستفيد له على أن يتم تعريفه عملياً بطريقة البحث قبل دخوله لقاعة الاطلاع كما يمكن للمستفيد الاطلاع على توصيف الملفات المتاحة من خلال الموقع الالكتروني للهيئة، وتقديم طلب الاطلاع على المحفوظات.
* قطعتم شوطاً كبيراً في تسجيل التاريخ الشفوي؟ وهل لكم أن تطلعونا على هذه الجهود بصورة أكبر؟ وهل ستتاح مثل هذه التسجيلات للنشر والاطلاع؟
ــ لقد قامت الهيئة بتزويد هذا المشروع بأحدث الأجهزة التي تمكنه من أداء العمل بكل يسرٍ وتم تهيئة استوديو خاص لذلك وفق المواصفات العالمية.
نعم لقد قطعنا شوطاً كبيراً في ذلك على الرغم من فترة قصر المشروع، حيث استطعنا حتى الآن من إجراء مقابلة (171) فرداً من مجموع (282) مقابلة .
ولا تقتصر هذه المقابلات في داخل السلطنة بل تعدت إلى الخارج، وبلغت ساعات العمل في هذا المشروع حتى الآن أكثر من (521) ساعة، وبالنسبة الى مدى اتاحة هذه التسجيلات للنشر والاطلاع، كما هو معلوم أن الوثيقة الشفهية تعامل وفق الوثيقة الورقية فتخضع جميع المقابلات وفق المدد التي حددها قانون الوثائق والمحفوظات ولظروف وطبيعة المقابلة.

إلى الأعلى