الثلاثاء 24 يناير 2017 م - ٢٥ ربيع الثانيI ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / ثقافة وفنون / “ندوة الوثائق الخاصة وأهميتها في الذاكرة الوطنية” تقدم ثلاث أوراق عمل حول الوثائق الخاصة والعامة والالكترونية
“ندوة الوثائق الخاصة وأهميتها في الذاكرة الوطنية” تقدم ثلاث أوراق عمل حول الوثائق الخاصة والعامة والالكترونية

“ندوة الوثائق الخاصة وأهميتها في الذاكرة الوطنية” تقدم ثلاث أوراق عمل حول الوثائق الخاصة والعامة والالكترونية

فيما يستمر المعرض المصاحب بعرض مجموعة قيمة من المخطوطات القديمة والخرائط والعملات والطوابع
حمد الضوياني: الهيئة معنية بتنظيم الوثائق ومتابعتها ورصد أوضاعها وإنشاء فروع بات مطلبا مجتمعيا
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ندوة الوثائق الخاصة وأهميتها في الذاكرة الوطنية، بكلية الرستاق للعلوم التطبيقية تحت رعاية سعادة الشيخ هلال بن سعيد الحجري محافظ جنوب الباطنة، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعدد من أصحاب السعادة والمشايخ بالمحافظة والأساتذة والمهتمين في مجال الوثائق والمحفوظات. وتأتي إقامة هذه الندوة ضمن اهتمام هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بنشر الوعي المجتمعي بأهمية التاريخ العماني والتعريف بالوثائق الخاصة والعامة التي تكون الذاكرة الوطنية، وأهمية ادارة الوثائق العامة الورقية والالكترونية.
وبعد افتتاح الندوة والمعرض المصاحب لها صرح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثاق والمحفوظات الوطنية أن ” الهيئة تعمل على تنفيذ قانون الوثائق والمحفوظات رقم 60/2007 وتعمل مع الجهات الحكومية لتطبيق هذا القانون وبناء نظام إدارة الوثائق في سائر الجهات الحكومية إضافة لمنظومة إدارة الوثائق وربط هذه الجهات مع الهيئة مما سيحدث نقلة نوعية في الجانب الإداري والتنظيمي للجهات حيث تم انجاز بناء النظام في 25 جهة حكومية وهناك 8 جهات جاهزة للتوقيع قريبا”
وأضاف رئيس الهيئة “كما هو معلوم ان حياة المجتمع في كافة المجالات وتنظيمه الإداري والاجتماعي والثقافي والاقتصادي يخلق وثائق كثيرة سواء كان بالمراسلات المتبادلة او الاقرارات والوصايا فهناك كثير من الوثائق ينتجها المجتمع، كما ان الهيئة تقوم كذلك بتوثيق الجانب الشفوي حيث انه رديف مهم للوثائق، وما هذه الندوات والمعارض التي تقام إلا بهدف تعريف المجتمع بالجانب الحضاري والتاريخ العريق لعمان إضافة لأهمية تسجيل الوثائق بالهيئة وحفظها بالذاكرة الوطنية لما لها من فوائد هامة”
وأكد سعادة الدكتور “انشاء أفرع للهيئة مطلب مجتمعي بدأ يتنامى من قبل افراد المجتمع بأهمية ان تقوم الهيئة بإنشاء أفرع لها وتتجلى أهميته ليس فقط في تسجيل الوثائق الخاصة، ولكن أيضا بقيام الهيئة بالأشراف على تطبيق النظام في سائر فروع الوزارات والجهات، فالهيئة معنية بتنظيم هذه الوثائق ومتابعتها واعداد التقارير عن وضعية الوثائق، اضاقة لما ينبغي ان تقوم به هذه الفروع بحفظ ذاكرة المحافظات والولايات من خلال وجودها في كل محافظة وما يجمل من تلك الوثائق متاحة لأبناء المحافظة للرجوع اليها في مجالاتهم البحثية العلمية والثقافية والاجتماعية وفي جميع مجلات الحياة وهذا منهج قائم لدى كثير من الأرشيفات ودور الوثائق ولذا تيقنت الهيئة لهذا الموضوع وتم رفع هذا التصور لمجلس الإدارة كما انها تبحث هذا الموضوع مع الجهات المعنية لإمكانية تحقيق هذا المشروع من انشاء فروع للهيئة بصفة تدريجية في مختلف محافظات السلطنة”.
انقسمت الندوة إلى ثلاث أوراق عمل تحدث الورقة الأولى حول الوثائق الخاصة والتي قدمها هلال بن سيف الشيادي موظف بقسم الوثائق الخاصة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، عرّف من خلالها عمل الوثائق الخاصة والإطار العام لإدارتها وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 ولائحته التنفيذية الذي أعطى أهمية قصوى بضرورة ضبط معالم إدارة الوثائق الخاصة بجمع أرصدة المحفوظات وترتيبها ومعالجتها والمحافظة عليها باعتبارها مكملا أساسيا لأرصدة الوثائق العامة وهو ما من شأنه أن يساهم في الحفاظ على الذاكرة والهوية الوطنية لصالح الأجيال القادمة واستغلال هذا الموروث الهام في تشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري، ونظرا لما تمثله الوثائق الخاصة من أهمية في رسم التاريخ الثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي للمجموعة الوطنية، كما عرض في هذه الورقة جملة من الآليات والطرق المتبعة لحسن إدارة الوثائق الخاصة انطلاقا من دعوة مالكي وحائزي الوثائق الخاصة إلى تسجيل وثائقهم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية باعتبارها الجهة الوحيدة المخولة لها قانونا إدارة هذه العملية.
وجاءت الورقة الثانية حول آليات العمل في إعداد نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية، وهي المنظومة التي تعمل عليها الهيئة في تطبيق مقتضيات قانون إدارة الوثائق والمحفوظات، قدمها حمد بن علي السعدي مدير مساعد لشؤون المتابعة الفنية بدائرة المتابعة والدعم الفني، والذي تحدث فيها حول النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الاداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل ) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم.
أما الورقة الأخيرة فقدمها حمود بن سليمان الفهدي رئيس قسم الشبكات، في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي قدم من خلالها مشروع منظومة إدارة الوثائق الالكتروني وأهم أهدافه وفوائده ونطاقه وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه ، وتعد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الجهة التي تقوم بمشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS) ، والذي انطلق في 2013 لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في زيادة كفاءة و فعالية المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق.
وبعد ختام الندوة قام راعي الحفل بافتتاح المعرض الوثائقي المصاحب للندوة والذي سيستمر حتى 27 من الشهر الجاري ، حيث يعرض فيه مجموعة من الوثائق الخاصة الى جانب مجموعة كبيرة من الوثائق التاريخية التي تبين جزاء من التاريخ العريق الذي تزخر به السلطنة، كما يعرض مجموعة قيمة من المخطوطات القديمة والخرائط والعملات والطوابع.
ويمثل المعرض الوثائقي فرصة متميزة للجميع وخاصة للمختصين والمهتمين بمجال التاريخ والوثائق والمحفوظات من أفراد المجتمع والمقيمين بالسلطنة للتعرف عن قرب على المخزون والمكنون الوثائقي العريق، والذي يمثل حقبا تاريخية متنوعة تكوّن جزاء من ذاكرة الوطن.

إلى الأعلى