الأحد 22 أكتوبر 2017 م - ٢ صفر ١٤٣٩ هـ
الرئيسية / المحليات / بحضور حسين الهلالي.. الوثائق والمحفوظات تنظم لقاء حول إدارة الوثائق بالأدعاء العام
بحضور حسين الهلالي.. الوثائق والمحفوظات تنظم لقاء حول إدارة الوثائق بالأدعاء العام

بحضور حسين الهلالي.. الوثائق والمحفوظات تنظم لقاء حول إدارة الوثائق بالأدعاء العام

كتب ــ مصطفى بن احمد القاسم:
■ عقد بمبنى الادعاء العام صباح أمس لقاء حول إدارة الوثائق لمديري العموم ومديري إدارات الادعاء العام وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بحضور سعادة حسين بن علي الهلالي المدعي العام .
في بداية اللقاء ألقى سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كلمة أكد فيها أن الهيئة تلعب دورا كبيرا في العناية بالوثائق الوطنية بمختلف الوزارات والمؤسسات الحكومية وغيرها من المؤسسات التابعة للدولة وذلك من خلال التنسيق معها بالإضافة إلى أنها تعمل على حفظ الإنجازات وحقوق الجهات الحكومية المعنية وحفظها في ذاكرة الوطن .
وأضاف سعادته بأن السلطنة قد تبنت نظاما عصريا يعنى بالوثائق ويهتم بالوثيقة منذ نشأتها في مكاتب العمل ويبنى هذا النظام على الشمولية في الأداء منذ مراحل النشأة الأولى للوثيقة وحتى انتقال الوثيقة إلى مراحل التخزين والحفظ بعد إغلاقها نهائيا ويحدد بعد ذلك المدة التي يقتضي حفظ هذه الوثيقة أو تلك حسب نوعيتها والتي منها من يحفظ الحفظ الدائم أو تلك التي تحفظ لمدة محددة بعدها يتم التخلص منها بعد انتفاء الحاجة إليها من قبل الدائرة التي تتبع لها هذه الوثيقة وبكل الأحوال يتم ضبط هذه الوثائق في مختلف مراحلها العمرية لما لها من أهمية تجاه الدولة أو الجهة الحكومية التابعة لها وبالتالي يجب أن يكون هناك ضبط شامل لهذه الوثائق ولهذا فقد جاء المرسوم السلطاني السامي بمعالجة الضبط وإلزامية الحفظ ولا يجوز لأي موظف مختص أن يحفظ أية وثيقة ما لم يتم تسجيلها سواء بمرحلة النشأة أو من خلال ما صدر من تلك المؤسسة من وثائق ولا بد من تسجيلها لدى دائرة الوثائق أو الأقسام التابعة لهذه الجهة أو المؤسسة الحكومية ولذلك وضع المشرع هذه المادة والتي يعاقب عليها القانون في حال عدم التسجيل للوثيقة أو حفظها بالشكل المطلوب والتي من خلالها يعطي القوة في تطبيق النظام وسيحفظ هذه الوثائق ولا يجوز لأي موظف الاحتفاظ بها ما لم يتم تسجيلها واتباع الخطوات الرسمية في هذا الشأن. بعد ذلك ألقى طالب بن خليفة الهطالي مدير دائرة الوثائق بالادعاء العام كلمة قال فيها: كما نعلم ما للوثيقة من أهمية بالغة بوصفها أداة عمل تنشأ في إطار ممارسة الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات لمهامها واختصاصاتها وتساعد في حفظ مصادر حقوق الأفراد والجماعات وتيسر الرجوع إليها للمتابعة أو للرقابة والتقييم، وتمثل مصدرا للبحث التاريخي والعلمي وركيزة من ركائز الهوية الوطنية، لذلك يأتي المرسوم السلطاني بإنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية دليلا على حرص الحكومة الرشيدة على أهمية الوثيقة بوصفها إرثاً حضاريا ووطنياً تجب المحافظة عليها فقد اعتمدت السلطنة نظاما عصريا لإدارة الوثائق يختلف تماما عن الممارسات التقليدية فقد تم اختيار هذا النظام على ضوء دراسة موضوعية لأهم أنظمة الوثائق في الدول المتقدمة وارتكز على المواصفة الدولية وهو يحمل مفهوما جديدا وعصريا للوثائق ينبني على نظرة شمولية للوثائق حيث يخصها منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها على عكس النظرة التقليدية التي تعد الوثائق أرشيفا عندما تفقد صلاحيتها بالنسبة لمنشئها ، يؤدي هذا المفهوم الجديد إلى الإحاطة بالوثائق العامة خلال المراحل الثلاث لدورتها العمرية وهي فترة الوثيقة الجارية والفترة الوسيطة والمصير النهائي الذي يتحدد على إثره إما إتلاف أو حفظ دائم .
لقد كان قرار سعادة المدعي العام بإنشاء دائرة الوثائق تنفيذاً لسياسة الحكومة الرشيدة للمحافظة على الوثائق الموجودة في الادعاء العام لما لها من أهمية بالغة لا سيما وأن الادعاء العام هو الممثل للدعوى العمومية والحارس الأمين على تطبيق القوانين .
وقال الهطالي لا يفوتني هنا أن أوضح أن الادعاء العام كان له السبق في الانضمام لمنظومة الحكومة الالكترونية وذلك للمحافظة على الوثائق المتداولة من خلال إنشاء النظام القضائي للادعاء العام منذ العام الميلادي 2003م والذي تم تطويره عام 2010م إذ يتضمن إدخال جميع محتويات ملف الدعوى من البيانات والوثائق وأرشفتها إلكترونيا ، وكلمة فخر أقولها أن نظام الادعاء العام حصل على الترتيب الثاني على مستوى الدول العربية أثناء عرضه في المؤتمر الدولي لتقنية المعلومات عام 2002 م المنعقد في إيطاليا وقد كان مشروعا لم يطبق على أرض الواقع بعد. وأشار إلى أن هذا اللقاء يأتي استكمالا لمنهجية العمل المعتمدة في نظام إدارة الوثائق في الادعاء العام ولاسيما أننا مقبلون على توقيع نظام إدارة الوثائق الخصوصية في الادعاء العام والذي يمثل ما نسبته 70% من حجم العمل كون الادعاء العام من ضمن اختصاصه الأصيل التحقيق في الدعوى العمومية ومباشرتها أمام المحكمة المختصة وكذلك يعنى بتنفيذ الأحكام الجزائية الصادرة من المحكمة.
ففي شهر أبريل 2013م تم البدء في تنفيذ نظام تصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها في الادعاء العام حيث تم إعداد منهجية عمل لتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة واستخدام الأدوات الإجرائية، وتم عقد حلقات عمل ودورات تدريبية استهدفت العاملين في أقسام البريد والوثائق في جميع إدارات الادعاء العام وذلك بالتنسيق مع المختصين في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وفي مجال تنظيم انسيابية البريد في الادعاء العام وضمان وصوله في الوقت المناسب أبرم الادعاء العام اتفاقية نقل الحقائب البريدية مع شركة بريد عمان على أن تتولى الأخيرة بموجبه نقل جميع الحقائب البريدية من مسقط إلى جميع المديريات العامة في المحافظات والعكس بواسطة حقائب بريدية خاصة للبريد معنونة باسم المديرية لضمان عدم الخلط،حيث بلغت الإحصائية السنوية لانسياب المخاطبات عبر قسم البريد بدائرة الوثائق للعام الميلادي 2012م عدد 20428 رسالة وفي العام 2013م عدد 29697 رسالة بفارق 9269 أي نسبة الزيادة (4.45%) واستكمالا لمنهجية العمل فقد أصدر سعادة المدعي العام قرارا إداريا تم بموجبه حصر جميع الوثائق المشتركة والتي انتهى العمل بها ومضت الفترة الوسيطة عليها بموجب القانون وبالتنسيق مع المختصين في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تم اعتماد الكشوف لجميع الملفات الإدارية المراد إتلافها وهي حاليا في الإجراءات النهائية لعملية الإتلاف.
وتسهيلا إلى تيسير عملية إنشاء الوثائق والملفات وإدارتها في المرحلتين من المراحل العمرية التي حددها قانون الوثائق وكيفية استخدام الأدوات الإجرائية المعدة لها فقد أخذت دائرة الوثائق على عاتقها بدعم مباشر من سعادة المدعي العام لإنشاء دليل يشرح إجراءات العمل على نظام إدارة الوثائق بما يتفق وطبيعة العمل في الادعاء العام والذي حاولنا جاهدين أن يكون سهل الفهم والاستخدام .
بعد ذلك استعرض إسحاق بن يعقوب الصقري المدير المساعد لشؤون الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في محاضرة له أهم المراحل التي تمر بها الوثيقة وكيفية إدارة الوثائق والاستراتيجيات والأهداف والخطط بالإضافة الى توضيح بعض المفاهيم في مجال إدارة الوثائق والأهداف التي تسعى الهيئة إلى تحقيقها والمبدأ الذي اعتمدت عليه الهيئة قديما في إدارة الوثائق .
كما بين الصقري واقع الوثائق بالجهات الحكومية والعمل على إرساء نظام حديث لإدارتها ونظرية الأعمار الثلاث والأسس والأهداف التي تقوم عليها هذه النظرية بالإضافة إلى عرض لواقع الوثائق بالسلطنة والعمل على إيجاد نظام متكامل من خلال تقديم الدعم الفني بكافة أشكاله مبينا الدراسة الشاملة التي أجريت لقطاع الوثائق في الجهات الحكومية حيث حدد الأهداف التي تسعى الهيئة إلى تحقيقها وهي العمل على تطوير قطاع الوثائق الحكومية والإشراف الفني على تنظيم هذه الوثائق وإعداد كوادر فنية مشرفة عليها نظرا لعدم وجود أو توفر الفني المختص لدى هذه الدوائر الحكومية في هذا المجال والعمل على حسن استغلال هذه الوثائق بالإضافة الى جمع وحفظ الوثائق الخاصة بالدولة من الخارج .
عقب ذلك تم فتح باب النقاش وطرح الأسئلة حيث قام إسحاق الصقري بالرد عليه فيما اختتم سعادة حسين بن علي الهلالي المدعي العام بتقديم هدية تذكارية لسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية راعي اللقاء التعريفي بالادعاء العام.

إلى الأعلى