الأربعاء 24 يناير 2018 م - ٦ جمادي الأولي١٤٣٩ هـ
الرئيسية / الاقتصاد / الرفد يطلق نظامه الإلكتروني الجديد للتواصل الداخلي

الرفد يطلق نظامه الإلكتروني الجديد للتواصل الداخلي

ينسجم مع تفعيل نظم الجودة الإدارية وفق المواصفات الآيزو 9001
مسقط ـ (الوطن):
أطلق صندوق الرفد نظامه الإلكتروني الجديد للتواصل الداخلي، الذي يهدف إلى إتاحة المعلومات المحدثة وكل ما يهم نظام العمل في الصندوق لكافة الموظفين على اختلاف وظائفهم وأعمالهم في ذات الوقت، ويرتبط بآلية تحديث مستمرة ترتبط بهواتف الموظفين لإطلاعهم على كل ما هو جديد من قرارات إدارية وتعاميم.
ويشكل النظام وسيلة للتواصل المستمر واللحظي بين الإدارة وبين موظفي الصندوق في جميع فروع الصندوق، مما يسهم في تسريع آلية العمل في البيئة الداخلية، بالإضافة إلى قدرته الكبيرة على التوثيق المنظم، الذي يوفر المعلومة للإدارة لتكون قادرة على اتخاذ القرارات الملائمة، كما يعد النظام الجديد داعماَ لتوجه الصندوق نحو الأنظمة الصديقة للبيئة، ومواكبا للتوجه الحكومي الإلكتروني .
تقول أميرة الزدجالية مدير عام التخطيط والتطوير بصندوق الرفد، إن النظام التفاعلي للتواصل الداخلي الجديد، يعد نقلة في طريقة العمل داخل الصندوق، وسيوفر الكثير من الجهد والوقت في إتاحة المعلومة لجميع الموظفين، مؤكدة أنه جاء ثمرة جهد داخلي خالص من العاملين داخل صندوق الرفد، حيث صمم النظام داخلياَ من قبل موظفي الصندوق بنسبة مئة بالمئة، ولم يتم الاستعانة بشركات خارج الصندوق، وأن إخراج نظام داخلي خاص بالصندوق يحتاج إلى كوادر، ومن هنا جاء التحدي، وأثبتت كوادر الصندوق قدرتها الخاصة، واستطاعت تصميم نظام يعمل بكفاءة عالية ومتطورة.
وأكدت أميرة الزدجالية على أن النظام الإلكتروني الجديد للتواصل، يتخطى كونه نظاما للتواصل بين موظفي الصندوق، كونه جاء لمواكبة التطور التكنولوجي المتسارع في الخدمات الحكومية المقدمة، وهذا التسارع يتطلب من الصندوق تطوير العمليات والخدمات المقدمة بحيث يتم تحويل الجزء الأكبر منها إلكترونيا، لإتاحة الوقت الكافي للعنصر البشري للعمل على الجانب الإبتكاري وتطوير خدمات أخرى ترقى لتطلعات المستفيدين ورواد الأعمال إن لم تتجاوزها، والتركيز بالدرجة الأولى على مستوى الخدمة المقدمة لهم، هذه الرؤية تم وضعها منذ العام الأول للإنطلاق الفعلي للصندوق 2014م وضمن استراتيجيته الواضحة للتحول من العمل التقليدي نحو المزيد من الخدمات عبر الإنترنت وقنوات التواصل الإجتماعي وبعد ذلك تطبيقات الهاتف الذكي، ليكون هذا النظام نموذجا تطويريا يسهل عملية التواصل الداخلي بين المركز الرئيسي وفروع صندوق الرفد المنتشرة في المحافظات.
وأضافت الزدجالية أن النظام الإلكتروني الجديد هو أحد أدوات الإدارة العليا في صندوق الرفد في قياس الأداء العام للإجراءات التشغيلية المعتمدة داخل الصندوق، حيث يمتلك ضمن مكوناته مميزات خاصة بإدارة الجودة، نستطيع من خلالها التعرف على تقرير تحليل الفجوة، ومتابعة الإنجاز ورصد حالات التأخير في المهام، ليس في الفرع الرئيسي فقط، إنما في كافة فروعه الثابتة والمتنقلة، مشيرة إلى أن النظام الجديد أكمل عمل دائرة الجودة بحيث تكون مخرجات عمل هذه الدائرة إلكترونية بالكامل مثل إدارة المخاطر ومعالجتها وجدول التدقيق الداخلي ومخرجات التدقيق وأيضا جدول متابعة حالات عدم المطابقة التي تمكن الدائرة المختصة من التأكد من فاعلية نظام الجودة، ويوفر المعلومات والاستبيانات المحدثة بشكل تلقائي، ويقيس مؤشرات الأداء بشكل مستمر، مما يساعد الجهات الإدارية بإختلاف درجاتها على اتخاذ القرارات السليمة، في الوقت المناسب، وهو ما ينسجم مع التوجه نحو إقامة نظام لإدارة الجودة بالصندوق، وفق مواصفات الآيزو (9001/2015).
وأردفت مدير عام التخطيط والتطويرللصندوق على أن النظام الجديد يأتي في إطار سعي الصندوق المتواصل إلى تطبيق مبدأ الشفافية كقيمة عامة للعمل بداخله، حيث أضحت المعلومات والقرارات ومسبباتها متاحة لجميع الموظفين في ذات الوقت، كما يأتي هذا النظام ليعزز آلية التطوير المستمر التي ينتهجها الصندوق في عمله منذ إنطلاقه وحتى الآن، التي ستصب بما لاشك فيه في تطوير الخدمات والبرامج المقدمة للمستفيدين، كما سيدعم النظام بما يتيح لنا من معلومات خطواتنا نحو التطوير المستمر بالصندوق.
وأشارت الزدجالية إلى أن النظام يتميز بجانب كفاءته في استعراض حقوق الموظفين وواجباتهم، وتوفير المعلومة لكل موظف وفق اختصاصه، على عدد من الخصائص المتفردة مثل قدرته على تسهيل عملية التواصل الداخلي بين المركز الرئيسي وفروع الصندوق، وإتاحته للتواصل مع الإدارة العليا، كما يشكل نقلة فريدة نحو تحويل الأعمال الإدارية داخل الصندوق لأعمال صديقة للبيئة تدريجيا، وفق مخطط مدروس لتقليل الإعتماد على المراسلات الورقية، وصولا للتخلص منها داخليا، كما يحتوي النظام الجديد على كافة المعلومات التي يحتاجها الموظف والتي تضمن مشاركة ذات المستوى من المعرفة بين كافة موظفي الصندوق، كما يتضمن التعاميم والقرارات الإدارية والتوعوية والقوانين ذات الصلة بإختصاصات عمل الصندوق، وأخيرا يتسم النظام الجديد بمكتبة إلكترونية تضمن محتوى مفيد للموظفين، بالإضافة إلى معلومات عن كافة ورش العمل التي نفذها الصندوق، وتقارير واحصائيات يستفيد منها الموظف أثناء تأديته لأعماله الروتينية واليومية.

إلى الأعلى