الأربعاء 26 يوليو 2017 م - ٢ ذي القعدة ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / “التعليم العالي” تطور خدمات إلكترونية جديدة لطلبة دبلوم التعليم العام
“التعليم العالي” تطور خدمات إلكترونية جديدة لطلبة دبلوم التعليم العام

“التعليم العالي” تطور خدمات إلكترونية جديدة لطلبة دبلوم التعليم العام

حمد الحارثي : الوزارة تبدأ هذا العام تطبيق نظام الموظف الشامل وتقديم كافة الخدمات من خلال منفذ واحد وموظف واحد
في إطار سعي وزارة التعليم العالي لتطوير نوعية الخدمات المقدمة للمراجعين ، بدأت دائرة خدمات المراجعين بتنفيذ عدد من المشاريع والخدمات الإلكترونية وفي هذا السياق كشف حمد بن خلفان الحارثي مدير دائرة خدمات المراجعين بوزارة التعليم العالي عن جديد الدائرة لاستقبال مخرجات دبلوم التعليم العام لهذا العام حيث سيتم تفعيل مركز اتصالات خاص بالوزارة ( المرحلة الأولى) بالتزامن مع فترة تعديل الرغبات بمركز القبول الموحد, وذلك من خلال وجود رقم موحد لمختلف الخدمات التي تقدمها الوزارة ، و قد أوضح الحارثي أن الإعلان عن أوقات عمل المركز وساعات العمل سيتم في وقت لاحق. وستكون المرحلة الأولى للمركز مقتصرة على فترة قبول الطلاب، على أن يتم تنفيذ المراحل الأخرى تباعاً في ضوء تقييم التجربة والمستجدات في مجال الاتصالات والخدمات التي تقدمها الوزارة. ويأتي إنشاء هذا المركز لتوفير مكان موحد لتلقي كافة الاستفسارات الخاصة بجميع مراجعي وزارة التعليم العالي وليس فقط مخرجات دبلوم التعليم العام .
كما أشار حمد الحارثي بأن الوزارة حاليا تعمل على تحويل جميع خدماتها إلكترونياً بحيث لا يحتاج المراجع لزيارة الوزارة إلا في أضيق الحدود، أو للخدمات التي تستلزم حضور المراجع لاستلام وثائق القبول والتخرج أو التصديق على تلك الوثائق أو التأكد من صحة تلك الوثائق ، والتعويضات النقدية . فهناك عملية توسع واضحة في اجهزة الخدمة الذاتية التي تعين المراجع على استخدام خدمات الوزارة الإلكترونية ، حيث تم خلال هذه الفترة البدء في تطبيق برنامج حديث للنظام الأكاديمي والمالي للطلبة المبتعثين، والذي يعتمد على قيام الطالب بتحديث بياناته واستكمال إجراءات بعثته إلكترونياً .
الموظف الشامل … إضافة جديدة
وقد أضاف الحارثي: أن الدائرة بدأت هذا العام في تطبيق نظام الموظف الشامل , و هو من المشاريع الفريدة من نوعها على مستوى المؤسسات الحكومية ، حيث يعتمد على تقديم كافة خدمات الوزارة من خلال منفذ واحد وموظف واحد ، أي أن المراجع لا يطلب منه الانتقال إلى منافذ أخرى لاستكمال معاملته ، وبالتالي تحقيق التكاملية في الخدمات المقدمة للمراجع وتوفير وقت وجهد المراجع .
وعن الآلية التي تم على أساسها اختيار الموظف الشامل قال الحارثي : تم نشر إعلان داخلي في الوزارة للموظفين الراغبين في العمل ضمن خدمات المراجعين ولديهم الرغبة والمهارات اللازمة التي تسهم في تقديم الخدمات بشكل مرن ، وقد وقع الاختيار على عدد من المتقدمين ممن تنطبق عليهم الشروط .أما تأهيل الموظف فقد كان التحدي الأكبر لمشروع الموظف الشامل، حيث يتطلب المشروع بأن يكون الموظف على اطلاع تام بكافة الإجراءات والخدمات المقدمة من جميع دوائر ومديريات الوزارة الخدمية ، لذا قامت الدائرة وبالتعاون مع مختلف الدوائر التي تقدم خدماتها للمراجعين بتنفيذ برنامج تعريفي مكثف داخل الوزارة لمدة 6 أسابيع ، بحيث قامت كل دائرة بتقديم تعريف عن خدماتها وآليات تقديمها والاستفسارات التي تردها وكان يصاحب ذلك التعريف جانب تطبيقي على تنفيذ تلك الخدمات، حيث شمل البرنامج مركز القبول الموحد ، و المديرية العامة للبعثات (دائرة البعثات الخارجية ، دائرة البعثات الداخلية ، دائرة الدراسات العليا) , و دائرة البرامج الأكاديمية بالمديرية العامة لكليات العلوم التطبيقية، و دائرة الشؤون المالية. كما أوضح مدير دائرة خدمات المراجعين : من الصعوبة بمكان أن يستوفي الموظف جميع الخدمات استيفاء كاملا وبنسبة 100% خلال فترة بسيطة ، وهذا الأمر لم يكن غائب عن الدائرة ، حيث تم الاتفاق مع الدوائر الخدمية لتوفير موظف او اثنين لمساندة الموظف الشامل خلال الفترة القادمة وتقديم الدعم الكامل له لحين تمكنه بشكل كامل من الخدمات .ولله الحمد المهارات المتوفرة مع الموظف الشامل ساهمت بشكل كبير في التمكن السريع من الخدمات التي تقدمها الوزارة ، وهذا جهد يشكروا عليه.
تفعيل قنوات التواصل بين الوازرة و المراجعين
كما أكد حمد الحارثي أن دائرة خدمات المراجعين تسير دائما على نهج (نصل إليكم) أي أن الدائرة تصل إلى المراجع، وذلك من خلال الخدمات الإلكترونية ومركز الاتصال وتوفير الخدمات في أماكن قريبة من المراجع قدر الإمكان، بالإضافة إلى السعي لتلمس احتياجات المراجع لتطوير الخدمات التي تقدمها الوزارة ، ويتم ذلك من خلال التواصل المباشر مع المراجع أومن خلال تعبئة استمارة الاقتراحات والتي خصصت الدائرة صندوق خاص بها الشأن ضمن صالة خدمات المراجعين، بالإضافة إلى مشاركة الدائرة في المعارض المعنية بالتعليم العالي والخدمات الإلكترونية والتي تقوم من خلالها بالتواصل مع المراجع عن قرب ، كما تتلقى الدائرة جميع الاستفسارات والطلبات بمختلف القنوات كالفاكس والبريد الإلكتروني للدائرة ( public.services@mohe.gov.om ) كما قامت الدائرة بتوفير بطاقات أعمال بها مختلف قنوات الاتصال التي يمكن للمراجع التواصل بها مع الدائرة.
جو مريح و حركة انسيابية في العمل
وكون وجود الدائرة هو لخدمة المراجع، والمراجع هو أساس عمل الدائرة وعنصر مهم في عملية تطوير العمل بالوزارة والدائرة بشكل خاص، أشار الحارثي بأن الوزارة قامت بتهيئة صالات خدمات المراجعين بمقاعد مريحة ومتسعة ، بالإضافة إلى مقاعد أخرى ضمن بهو الوزارة، مع توفير حوالي 8 شاشات تلفزيونية لعرض البرامج المعنية بالتعليم العالي، كما تم توفير خدمة الانترنت اللاسلكي .وفي هذا العام وتجسيداً للعادات العمانية في إكرام الضيف، قامت الدائرة بتوفير ضيافة للمراجعين ، تشتمل على التمر والقهوة العمانية والشاي ، بحيث يشعر المراجع وكأنه في بيته. كما قامت الدائرة بتوفير شاشة رقمية في الاستقبال الخاص بالدائرة تقوم بعرض اهم الاعلانات والمستجدات التر تنشرها الوزارة ، وكذلك تقديم رسائل توعوية للمراجع بالخدمات التي تقدمها الوزارة.
استمرارية الجودة
وعن أليات ضبط جودة العمل بالدائرة قال الحارثي : أن المراجع هو من يسهم في تحديد جودة العمل بالدائرة ، لذا تم توفير استبيانات ورقية توزع على المراجعين لقياس رضا المراجع عن الخدمات التي تقدمها الدائرة ، وسيتم قريباً تحويل تلك الاستمارة بشكل إلكتروني، بحيث توضع في أجهزة خاصة ضمن صالة خدمات المراجعين ، وبالتالي يمكن للمراجع تعبئتها بصورة بسيطة وسريعة. كما تقوم الدائرة بمتابعة مستمرة عن الفترة الزمنية التي يقضيها المراجع في الانتظار أو في أثناء الحصول على الخدمة ، ولله الحمد متوسط فترات الانتظار لا يتجاوز ربع ساعة ، والحصول على الخدمة بين 10 إلى 30 دقيقة طبقاً لنوع الخدمة واستفسارات المراجع.
تحديات و حلول
وعن التحديات التي تواجهها الدائرة قال الحارثي : لله الحمد حالياً لا توجد تحديات كبيرة تواجه الدائرة مع المراجعين ، بل إن الدائرة تعتبرهم شريكا لها في تطوير العمل ، ولكن وكما هو معروف في بداية كل نشأة أي دائرة واجهنا بعض التحديات تتمثل في كيفية بناء ثقة المراجع في الدائرة والإجراءات التي تقوم بها ، ولكن مع نهج الوزارة في الشفافية والوضوح في إجراءاتها ، والدور التوعوي الذي قامت به الدائرة في توعية المراجعين وتوفير المعلومات الواضحة لهم ، اسهم إسهام كبير في التغلب على تلك التحديات .
ومما يجدر الإشارة إليه أن دائرة خدمات المراجعين تعتبر من الدوائر الحديثة نسبيا في وزارة التعليم العالي، والتي جاءت وفق الأوامر السامية لمولانا حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد يحفظه الله في عام 2011م ، مثلها مثل باقي دوائر خدمات المراجعين بوحدات الجهاز الإداري بالدولة. حيث تقوم هذه الدائرة بدور أساسي في تقديم كافة خدمات الوزارة إلى المراجعين ومتابعة طلباتهم ضمن مختلف قطاعات الوزارة ، وإبلاغ المراجع بما ينتهي إليه طلبه، كما تقوم بتسهيل عملية لقاء المراجع بالمختصين بالوزارة ، أي أنها حلقة الوصل بين المراجع والوزارة، كما تعتبر النافذة التي تطل منها الوزارة على المجتمع الخارجي ، بالإضافة إلى تقديم المقترحات لتطوير الإجراءات وتبسيطها بناء على ملاحظات المراجعين ومقترحاتهم.

إلى الأعلى