الأربعاء 26 يونيو 2019 م - ٢٢ شوال ١٤٤٠ هـ
الرئيسية / المحليات / بلدية مسقط تُفعِّل اليوم نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

بلدية مسقط تُفعِّل اليوم نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

تُفعِّل اليوم بلدية مسقط نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية وذلك في خطوة نحو التحسين المستمر لإجراءات التطوير والارتقاء بمنظومة العمل الإداري.
وصرَّح معالي المهندس محسن بن محمد الشيخ رئيس بلدية مسقط بأن تفعيل مشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يتزامن مع تطبيق نظام إدارة الوثائق ببلدية مسقط، حيث خُصِّصت المرحلة الأولى منه لتداول المراسلات إلكترونياً لتمكين المستخدمين في بلدية مسقط من إنشاء مستندات المراسلات ضمن نطاق النظام ومراجعتها إلى مرحلة التصديق الإلكتروني للوثيقة من خلال خدمة التصديق الإلكتروني المقدمة من المركز الوطني للتصديق الإلكتروني بهيئة تقنية المعلومات.
وأضاف: إن النظام أُسِّس بما يتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وتمَّ إسناد تنفيذه إلى شركة حاصلة على شهادة التوافق مع الدليل من قِبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بالإضافة إلى تطبيق كافة الأُسس وقواعد العمل المعمول بها في إدارة وتصنيف الوثائق وفق أحكام قانون الوثائق والمحفوظات، ويشمل السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل لمختلف المهام المطلوبة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
وفي سياق تصميم مكونات النظام، أوضح معاليه أن المختصين بالبلدية تغلبوا على العديد من الصعوبات والتحديات التي واجهتهم في هذا الإطار، وذلك من خلال اتباع حزمة من الحلول المبتكرة والتي كان من ابرزها إعادة هندسة الإجراءات المرتبطة بإنشاء وتداول المراسلات سواء الداخلية أو الخارجية بما يتوافق مع متطلبات التعاملات الإلكترونية وتقليص فرص الهدر للوقت والمصروفات التشغيلية لإدارة البريد، والعمل على خفض تكلفة التخزين المادي للوثائق الورقية داخل البلدية.
وأشار إلى أنه فور الانتهاء من هذه المرحلة سيتم استكمال باقي متطلبات المشروع والمتمثلة في استكمال بعض المزايا الإضافية في إدارة وتداول المراسلات الإلكترونية والإدارة الإلكترونية لتخزين الوثائق الوسيطة، والربط مع أنظمة بلدية مسقط الأخرى بهدف استخدام أقل للوثائق الورقية إلى أن يتم تحقيق الهدف الرئيسي بالتحول الإلكتروني الكامل.
وقال: إن هذا المشروع يُعد ثمرة جهود مقدَّرة من قِبل المختصين بالبلدية وتعاون مشترك مع الجهات الحكومية ذات العلاقة، حيث ثمَّن معاليه التعاون الذي تمَّ من قِبل سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمختصين بالهيئة وكذلك التعاون من قِبل الدكتور رئيس هيئة تقنية المعلومات والمختصين بالمركز الوطني للتصديق الإلكتروني والذي بلاشك ساهم في أن تكون بلدية مسقط من أوائل المؤسسات الحكومية في السَّلطنة التي سعت إلى تطبيق نظام يُحقِّق إدارة متكاملة لوثائقها ويضمن انتظام دورة حياة الوثائق منذ النشأة حتى المصير النهائي الذي تؤول إليه الوثيقة إلكترونياً.

إلى الأعلى