الثلاثاء 17 يناير 2017 م - ١٨ ربيع الثانيI ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق بالبلدية
هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق بالبلدية

هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق بالبلدية

بالتعاون مع بلدية ظفار

صلالة ـ من أحمد أبو غنيمة:
نظمت صباح أمس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع بلدية ظفار لقاء تعريفيا تحت رعاية سعادة الشيخ سالم بن عوفيت الشنفري رئيس بلدية ظفار وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من مديري العموم والدوائر والأقسام من الجانبين.
في بداية اللقاء رحب سعادة الشيخ سالم بن عوفيت الشنفري رئيس بلدية ظفار بالوفد المشارك حيث أشار في كلمته إلي حرص البلدية ومنذ إنشائها على تطبيق كافة الأنظمة والقوانين وكذلك الارتقاء بالعمل الإداري بتقسيمات البلدية المختلفة وأضاف بأن العمل جاري لتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات الحكومية بالبلدية وذلك بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
كما أشار إلي جهود المختصين بقسم البريد والوثائق وقطعه شوطاً كبيراً في تطبيقه على التقسيمات المعنية بالبلدية من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في هذا الجانب إلى جانب خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
بعدها قدم إسحاق الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية كما تناول العرض إعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي إما بالإتلاف أو الحفظ الدائم إلى الهيئة ، واعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي البلدية على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.
فيما قدمت سعاد الراشدية عضو فريق المنظومة بالهيئة عرضا آخر حول إدارة الوثائق الإلكترونية لتحقيق الزيادة والكفاءة والفعالية في المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق وفي تقديم خدماتها للأفراد والمجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات فالهيئة مستمرة في المتابعة وتقديم الدعم الفني لمختلف الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك من خلال عقدها لمختلف اللقاءات التعريفية تتويج للحرص الكبير بالتعريف بنظام إدارة الوثائق.
جدير بالذكر أن الهيئة أنجزت قرابة 31 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الآن على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام.

إلى الأعلى