الأحد 24 سبتمبر 2017 م - ٣ محرم ١٤٣٩ هـ
الرئيسية / الاقتصاد / الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي الخاص بإعداد نظام إدارة وثائق المؤسسات والشـركات
الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي الخاص بإعداد نظام إدارة وثائق المؤسسات والشـركات

الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي الخاص بإعداد نظام إدارة وثائق المؤسسات والشـركات

تستهدف 46 شـركة ومؤسسة حكومية

نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اللقاء التعريفي لأكثر من 46 شركة ومؤسسة حكومية وبمشاركة أكثر من 140 مشاركاً، بهدف إعداد نظام إدارة الوثائق بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25% وذلك تحت رعاية الأمين العام لمجلس الشورى سعادة الشيخ علي بن ناصر بن حمد المحروقي، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والرؤساء التنفيذيون ومديري العموم والمختصين في الموارد البشرية والشؤون القانونية وتقنية المعلومات بالمؤسسات والشركات، وذلك بمقر مجلس الشورى، يأتي هذا اللقاء ضمن توجه الهيئة نحو ارساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، وتعد المؤسسات والشركات التي تساهم فيها الحكومة بنسبة لا تقل عن 25% في رأس مالها، احدى اصناف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، كما يهدف من خلال هذا اللقاء إلى خلق الوعي التام لدى المؤسسات والشركات بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة والتي تبنتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لما له من خدمة عالية الجودة في إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وكذلك تأمين الذاكرة الوطنية.

الضوياني: ذاكرة وطنية
وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في كلمته التي ألقاها بأنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع عن ما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة الى جانب تطرقه الى المرسوم السلطاني رقم 60/2007 والذي شمل الشركات التي تساهم الحكومة فيها بنسبة 25% واكثر من رأس مالها، وأشار إلى أن هذا اللقاء هو نقطة البداية في تطبيق هذا المرسوم السلطاني في هذه الجهات، كما تحدث سعادة الدكتور رئيس الهيئة عن خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، الى جانب نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء لكافة الجهات ودورها في حفظ وحماية المعلومات والوثائق الخاصة من الضياع والتلف او الفقدان.
وانطلاقاً إلى ما نص عليه قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم ( 60/2007) ؛ بإلزام جميع الجهات الخاضعة للقانون بتطبيق نظام عصري لإدارة وثائقها الخصوصية والمشتركة؛ فقد عملت الهيئة جاهدة خلال الفترة السابقة إلى استصدار نظام موحد لإدارة الوثائق والملفات المشتركة بين سائر الجهات الحكومية والذي يطلق عليه «نظام تصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقاءها» ،والذي أصبح قيد التنفيذ بناءً على القرار رقم (2/2012).
إضافة إلى ذلك فإن الهيئة قامت بجهودٍ حثيثة نحو إعداد أنظمة إدارة الوثائق الخصوصية لكل جهة حكومية، وهو النظام الذي يدير جميع الوثائق والملفات الخاصة بكل جهة دون الأخرى بناءً على الاختصاصات والمهام، والذي يطلق عليه «نظام إدارة الوثائق الخصوصية». وتمكنت الهيئة إلى يومنا هذا من انجاز قرابة «36»جهة حكومية تمكنت خلالها من اعتماد أنظمة إدارة وثائقها الخصوصية، وكذلك أعدت خطط التطبيق الخاصة بالنظام.
ويأتي لقاء اليوم تجسيداً للدور الذي توليه الحكومة الرشيدة بقيادة مولانا حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم -حفظه الله ورعاه لمجال إدارة الوثائق في الدولة، والذي تشرفت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية برعايته والاهتمام به ووضع كافة الأساسيات والدعائم التي من خلالها تؤمن الإدارة الناجحة لوثائق الدولة وما تحتويه من بيانات ومعلومات وكذلك تأمين وحفظ الذاكرة الوطنية وتمكين الباحثين والدارسين والمهتمين من التعرف على عليها واستغلالها.
واستناداً إلى قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية وتحديداً المادة (13) والتي أوضحت الجهات التي يشملها القانون، حيث أشارت فيه إلى «المؤسسات والشركات التي تساهم فيها الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%»، لذا فإن هذا اللقاء يأتي ترسيخا للتوجه الحثيث من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والتزاماً منها لمواصلة خطط العمل الرامية إلى تنظيم وثائق الدولة بأسلوب عصري يتوافق والمواصفات العالمية في هذا الشأن، كما وتؤكد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على ضرورة العمل من أجل النجاح والرقي بمستوى إدارة وحفظ الوثائق. وتتطلع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من خلال هذا اللقاء ترجمة لتوجيهات مجلس الوزراء أن تعمل المؤسسات والشركات المستهدفة نحو إنشاء دوائر أو أقسام للوثائق تتبع رئيس الوحدة مباشرة وفقاً للمادة (41) من قانون الوثائق والمحفوظات، الى جانب تعيين مختصين من حملة المؤهلات العلمية التخصصية في مجال الوثائق بالتنسيق مع الهيئة.

لمحة تاريخية
بعدها قدم أسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة والمشرف على الدعم الفني بهيئة الوثائق وبدر بن حمود الغافري اخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة، عرضاَ مرئياً تضمن لمحة تاريخية عن أنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وأهم انجازاتها، الى جانب عرض حول أهمية إدارة الوثائق والأسلوب الأمثل في التعامل مع الوثائق، اضافة الى متطلبات اعداد نظام إدارة الوثائق وتطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق مع الأمثلة التي تبين الطريقة المثلى في هذا الجانب، كما قدما عرض عن مشروع المبنى الحديث لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

الروشدي: مبادرة رائدة
من جانبه قدم هشام بن خالد الروشدي محلل نظم بفريق المشروع بهيئة الوثائق، عرضاً مرئياً حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مبادرة رائدة تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، تهدف الى قيام نظام إلكتروني لإدارة الوثائق في الجهات الحكومية يضمن حماية الوثائق والمستندات من التلف والضياع وحماية محتوياتها، تطرق العرض الى محاور متعددة تتعلق بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تتضمن بعض المفاهيم وأساسيات إدارة الوثائق الإلكترونية بالإضافة الى المتطلبات الأساسية التي ينبغي أن تتوفر في أي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، كما تطرق العرض الى الفروق بين أنظمة المراسلات والمستندات والوثائق واستعراض الخدمات والدعم الذي تقدمه الهيئة للجهات الحكومية.

إلى الأعلى