الخميس 17 أغسطس 2017 م - ٢٤ ذي القعدة ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / اعتماد نظام ادارة الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها وتصنيفها بوزارة المالية
اعتماد نظام ادارة الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها وتصنيفها بوزارة المالية

اعتماد نظام ادارة الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها وتصنيفها بوزارة المالية

درويش البلوشي : المجتمع سيستفيد من هذا النظام وخاصة الباحثين من المؤسسات التعليمية والجامعات والكليات
الضوياني : الانتهاء من فرز وثائق كافة الجهات الحكومية نهاية العام القادم
كتب : محمود الزكواني :
اعتمد صباح أمس معالي درويش بن إسماعيل البلوشي الوزير المسؤول عن الشؤون المالية نظام إدارة الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بمبنى عام الوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من المسؤولين من الجانبين.
وقد صرح معالي درويش بن إسماعيل البلوشي الوزير المسؤول عن الشؤون المالية بأن نظام إدارة الوثائق والمحفوظات الوطنية الخاص بالوزارة قد تم اعتماده بشكل جيد حيث تم تشكيل لجنة في وزارة المالية بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وهو نظام يساعد على حفظ وحماية المستندات وتصنيفها وفقا لدرجة أهميتها وخصوصيتها كي يسهل طريقة استرجاع هذه المستندات كلما دعت الحاجة إليها مشيرا إلى أن هذه المستندات هامة وتمس مختلف الجوانب الاقتصادية والمالية.
وحول مدى استفادة المجتمع من وثائق وزارة المالية أكد معاليه أن المجتمع سيستفيد من هذا النظام وخاصة الباحثين من المؤسسات التعليمية والجامعات والكليات فهذه المستندات تعتبر وطنية وتاريخية تتعلق بالمالية العامة والاقتصاد والموازنة والإيرادات النفطية وغيرها.
من جانبه قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بأن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عندما تبني نظام إدارة الوثائق سواء المشتركة أو الخصوصية فهي تعبر عن مدى الإنجاز الاقتصادي والحضاري ومدى نهضة البلاد وبالتالي هذه الوثائق في غاية الأهمية لرصدها وتوثيقها وإتاحتها للاطلاع لعموم الباحثين والدارسين مع التركيز على الوثائق المالية والإدارية والاقتصادية لتعريف المواطنين بمنجزاتهم الحضارية ونرجع حجم الإنجاز الحضاري في البلاد إلى الإمكانيات الاقتصادية والمالية التي توفرت لتحقيق هذه النهضة المباركة خلال الفترة الماضية والحالية والمستقبلية بقيادة حضرة صاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم ـ حفظه الله ورعاه ـ .
وأضاف سعادته : بعد توقيع اتفاقية نظام إدارة الوثائق لوزارة المالية سيقوم الوزير المسؤول عن الشؤون المالية باعتماد قرار يلزم كافة تقسيمات الوزارة بتطبيق هذا النظام وستتولى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إعداد نظام التطبيق في وزارة المالية وبذلك تأخذ الهيئة على عاتقها عملية التدريب والتأهيل والتكوين للمختصين في دائرة الوثائق بوزارة المالية”.
وأوضح أنّ الهيئة أكملت فرز وثائق تسع جهات حكومية متوقعًا أن يتم الانتهاء من كافة الجهات الحكوميّة نهاية العام القادم مشيرًا إلى أنّ الهيئة ستشرع العام القادم بتطبيق هذا النظام على الشركات والمؤسسات التي تساهم فيها الحكومة وسيتم إنشاء دوائر وأقسام للوثائق في هذه المؤسسات والشركات.
وفي سؤال حول ما يتعلق بالمخطوطات العمانية والتي قامت بعض الدول بنسبها لها أوضح سعادته للصحفيين بأن الهيئة تقوم بجهود حثيثة فيما يتعلق بالوثائق وتعمل مع مختلف الجهات المعنية للوصول إلى الوثائق في مختلف دول العالم بالتنسيق مع وزارة الخارجية حيث تتوصل لاتفاقيات وتفاهمات مع عدد من الدول وقد تحصلنا على وثائق هامة في هذا الجانب وما أمكن الحصول عليه كأصول لهذه الوثائق إذا كانت نشأتها نشأة عمانية .
كما أشار سعادته إلى أنه فيما يتعلق بالمخطوطات تعمل مع جهات أخرى وهناك قواسم مشتركة مع وزارة التراث والثقافة وأوضح سعادته بأن الهيئة تعنى بالمخطوطات كون هذه المخطوطات تتناول جوانب تاريخية واقتصادية وحضارية وبالتالي تهتم الهيئة باستنساخ وشراء المخطوطات والمحافظة عليها مشيرا سعادته إلى أن للهيئة الآن خمسين ألف مخطوط كذلك هناك مخطوطات غير عمانية تم الحصول عليها وتم نسخها من مكتبات مشهورة من دول العالم باللغة العربية وغيرها من اللغات.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الإسمية للوثائق الخصوصية بوزارة المالية ، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها ، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها ، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي،وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة بالتنسيق مع المختصين بالهيئة على تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموزا لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق المحفوظات.
جدير بالذكر أن الهيئة أنهت اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لعدد ستة وثلاثين وحدة حكومية، ومن المأمول الشروع في العمل على تنظيم الوثائق للشركات التي تساهم الحكومة فيها برأس مال نسبته 25 بالمائة اعتبارا من العام القادم.

إلى الأعلى