الأربعاء 29 مارس 2017 م - ٣٠ جمادي الثاني ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / اختتام البرنامج التدريبي لحفظ وتصنيف الوثائق بمكتب محافظ جنوب الباطنة
اختتام البرنامج التدريبي لحفظ وتصنيف الوثائق بمكتب محافظ جنوب الباطنة

اختتام البرنامج التدريبي لحفظ وتصنيف الوثائق بمكتب محافظ جنوب الباطنة

المشاركون: البرنامج ساهم في إكسابنا مهارات جديدة في تنظيم وحفظ الوثائق
الرستاق – من سيف بن مرهون الغافري:

اختتمت مؤخرا فعاليات البرنامج التدريبي حول نظام إدارة وحفظ الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات والذي استمر لمدة خمسة أيام بمكتب محافظ جنوب الباطنة بمشاركة حوالي (25) موظفا ، وحاضر في البرنامج محمد بن حمد الخيالي فني وثائق بوزارة الداخلية الذي تطرق إلى العديد من البرامج حول كيفية التوثيق والحفظ بطرق تساهم في سهولة الرجوع إلى الملفات من خلال التقسيمات الإدارية المختلفة0
آراء وانطاباعات0
وقد عبر عدد من المشاركين عن أهمية هذا البرنامج تقول ليلى بنت خلفان المنجية كاتبة شؤون إدارية بدائرة الوثائق بوزارة الداخلية: بأن الهدف من هذا البرنامج تقديم الدعم الفني لموظفي مكتب محافظ جنوب الباطنة ومتابعة ما تم التوصل إليه حول تطبيق نظام إدارة الوثائق بشقيها الخصوصية والمشتركة والتعرف على الملاحظات والصعوبات التي تواجه القائمين على تطبيق البرنامج ، إضافة إلى مراجعة قوائم الحفظ وتنظيم الملفات وزيارة أماكن حفظ الوثائق بمكتب المحافظ ومراجعة عملية توحيد حفظ الملفات بمكان واحد0
العمل بنظام واحد0
من جانبه قال محمد بن حمد الخيالي فني وثائق بدائرة الوثائق بوزارة الداخلية: أن هذا البرنامج يستهدف موظفي مكاتب المحافظين والولاة من أجل تدريبهم على العمل بنظام واحد وهو الحكومة الالكترونية حيث أن هذا النظام مشترك لجميع الوحدات الحكومية ، وقد قمنا خلال فترة البرنامج تدريب الموظفين على كيفية فتح الملفات وتسجيل البيانات فيها ووضع عناوين لها وفرزها وتصنيفها حسب النظام لتسهيل عملية الرجوع إلى تلك الملفات بكل سهولة ويسر0
استفادة كبيرة0
وقالت نصرى بنت علي الغافرية مدخل بيانات: استفادتي كبيرة من البرنامج حيث تعرفت على آلية وطرق تصنيف وفرز الملفات حسب النظام مشيرة بأن هذا البرنامج دليل على المتابعة المستمرة من قبل وزارة الداخلية لمكاتب أصحاب السعادة المحافظين والولاة ونوابهم بالنيابات بهدف تعزيز العمل الوثائقي المنظم وتفعيلة بالشكل الصحيح وهي خطوة ايجابية متميزة للاهتمام بالوثائق وضمان تداولها وحفظها بالشكل السليم0
نظام سهل ومتكامل0
وقالت مريم بنت حمدان الناصري أخصائي وثائق: بأن البرنامج التدريبي جاء بهدف إرساء نظام متكامل لجميع الملفات المتداولة في مكاتب المحافظين والولاة التابعة لوزارة الداخلية ، حيث انه سيسهل مستقبلا للموظفين الرجوع للوثيقة المطلوبة دون الحاجة إلى تكبد العناء في البحث عنه ، والبرنامج ساهم في إيجاد أريحية لجميع المشاركين في عملية تصنيف الوثائق وحفظ الملفات0
الحكومة الالكترونية0
وقال سلطان بن سيف العدوي أحد المشاركين في البرنامج: بداية نشكر القائمين على إعداد هذا البرنامج وإتاحة الفرصة لنا للاطلاع على نظام تصنيف الوثائق في ظل توجه الحكومة الحالي إلى تطبيق نظام الحكومة الإلكترونية الذي سيشمل كافة مؤسسات القطاع المدني ، وكانت الاستفادة كبيرة خلال فترة البرنامج حيث تعرفنا على أهمية توفير قاعدة بيانات تعمل من خلالها كافة مؤسسات القطاع المدني فيما يخص الوثائق المشتركة التي تمثل الموضوعات المتشابهة وكذلك الوثائق الخصوصية التي تختص بها مؤسسة معينة فقط ، كما اطلاعنا على جدول مدد استبقاء الوثائق وحفظها وفهرسة ملفات الحفظ لسهولة وسرعة الرجوع إليها عند الحاجة0
التصنيف المشترك0
وقال فهد بن خميس الحكماني : لقد تم خلال البرنامج التدريبي تجميع جميع الرسائل وتم توزيعها لكل موضوع بالعمل الجماعي ، وتحديد عنوان الملف لمواضيع الرسائل التي فرزناها من خلال الحلقة ، كما تعرفنا خلال البرنامج على رموز التصنيف من خلال نظام التصنيف المنقسم إلى قسمين قسم نظام التصنيف المشترك ، وقسم نظام الخاص ، ومن خلال النظام توصلنا إلى قاعدة الحفظ ، ونشكر لجنة متابعة الوثائق على قدموه لنا بتعاونهم المثمر والمنتج لتسهيل عملية تصنيف الوثائق0
مهارات جديدة0
وقال سلطان الشكيلي:لقد اكتسبنا مهارات جديدة في تنظيم وتصنيف الملفات وحفظها وكيفية مراجعة قوائم الحفظ وتنظيم الملفات ، وهناك اهتمام كبير من الجهات المعنية بهذا الشأن ونتمنى أن تكون هناك برامج مختلفة ومتعددة لكي يستفيد من خلالها الموظف في تنمية قدراته والتعرف على الصعوبات والملاحظات التي تواجه تطبيق البرنامج0
ومن جانبه قال مرزوق الحارثي مشرف تنسيق ومتابعة بدائرة الوثائق بوزارة الداخلية: تم خلال البرنامج تطبيق العديد من الأنظمة في كيفية حفظ الوثائق وكيفية تصنيفها حيث كنا في السابق غير مفعلين لهذا النظام ومن خلال هذا البرنامج تم تطبيق النظام بكل سهولة ويسر ونتمنى تكرار مثل هذه البرامج لما لها من فوائد للموظف في اكتساب العديد من الخبرات في هذا المجال0

إلى الأعلى