الأحد 26 مارس 2017 م - ٢٧ جمادي الثاني ١٤٣٨ هـ
الرئيسية / المحليات / توقيع اتفاقية إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي لبلدية مسقط وخطة لتحويل خمسة ملايين مستند ورقي إلى إلكتروني
توقيع اتفاقية إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي لبلدية مسقط وخطة لتحويل خمسة ملايين مستند ورقي إلى إلكتروني

توقيع اتفاقية إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي لبلدية مسقط وخطة لتحويل خمسة ملايين مستند ورقي إلى إلكتروني

في إطار جهود بلدية مسقط لتعزيز كفاءة الأداء المؤسسي وتنفيذاً لخطة التحول للحكومة الإلكترونية،وقع معالي المهندس محسن بن محمد الشيخ رئيس بلدية مسقط صباح أمس بمبنى رئاسة البلدية اتفاقية مشروع إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي لبلدية مسقط وذلك مع شركة أنظمة وبرامج الكمبيوتر ويتضمن المشروع نطاقي عمل الأول يختص بإنشاء نظام إلكتروني لإدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي ، والنطاق الثاني يختص بأرشفة المستندات والوثائق السابقة والمرتبطة بعدد من الوظائف والخدمات الداخلية والخارجية للبلدية .
نطاق إنشاء نظام إلكتروني
يعمل على توفير الخصائص والمميزات التالية : إدارة الوثائق والمحتوى المعلوماتي في جميع مراحل عمر الوثيقة شاملا تصنيفها وتوصيفها وتحديد مدد الاستبقاء الخاصة بها ومتابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو نسخ إلكترونية عن الوثائق الورقية والاحتفاظ بإصداراتها المختلفة وإدارة وتخزين ملفات الوسائط المتعددة السمعية منها والبصرية أو ما يعرف بالملتيميديا (MultiMedia) مثل الصور الفوتوغرافية ومقاطع الفيديو والمقاطع السمعية و الخرائط الإلكترونية .. وغيرها، وتوفير خاصية استخدام التعرف البصري على الحروف (OCR) في الصور الممسوحة ضوئياً لتحويلها إلى الشكل النصي وإضافة ميزة البحث في النص أو المحتوى للصورة ، ودعم خاصية التصديق والتوقيع الإلكتروني، والربط والتكامل مع الأنظمة المعلوماتية مثل نظام خدمة العملاء ، ونظام الموارد البشرية، والنظام المالي ، وغيرها من الأنظمة.
كما يشمل المشروع عددا من الأنظمة الفرعية مثل نظام المراسلات الإلكترونية والذي سيتم ربطه بتطبيقات الأجهزة الذكية لتمكين المسؤولين ومتخذي القرار من متابعة سير الأعمال في مختلف الظروف والأوقات بكل سهولة ويسر، ونظام متابعة تدفق سير الأعمال (Workflow) والذي سيتم تفعيله لتغطية أعمال اللجان المختلفة وبالتالي زيادة كفاءة عملها ، وتوفير خاصية إنشاء الاستمارات الذكية والتي ستساعد في تحويل عدد من الإجراءات المباشرة إلى إجراءات إلكترونية متكاملة ، ونظام إدارة سجلات الوثائق الإلكترونية للعمل على تسهيل وتنظيم إدارة المخازن الجارية والوسيطة ، ونظام الحفظ والأمان وخصوصية الوثائق Information Right Management.
نطاق أرشفة الوثائق والمستندات
وسيتم من خلال هذا النطاق العمل على أرشفة لخمسة ملايين مستند من المستندات الورقية وتحويلها إلى مستندات إلكترونية، وتتضمن : مستندات السجلات الوظيفية ، والمستندات المالية بمختلف أنواعها ، ومستندات إباحات البناء الكبرى ، ومستندات التراخيص الفنية ومتابعة مراحل البناء بالمديريات الخدمية وقد روعي في عملية الأرشفة الإلكترونية مدد الاستبقاء الخاصة بكل مستند على أن تعطى أولوية الأرشفة للمستندات والوثائق ذات الحفظ الدائم .
أبعاده
ويعد هذا المشروع من المشاريع الحيوية التي ستساهم في : تطبيق سياسات وإجراءات التخزين الإلكتروني والفعلي وفق آليات التصنيف والتوصيف ومدد الاستبقاء المرتبطة بكافة أنواع الوثائق الخاصة ببلدية مسقط ، وسهولة توفير خدمات العمل البلدي المرتبطة بالوثائق سواء أكانت وثائق ورقية أو إلكترونية، وتوفير الوقت والجهد المبذولين لاسترجاع الوثائق المطلوبة ، وسهولة إدارة الوثائق في جميع مراحل عمر الوثيقة وفق تصنيفها وتوصيفها المعتمد ، والتأكيد على مستويات الأمان والسرية للوثائق وفق تصنيفاتها في مختلف مراحلها العمرية ، وتوفير نسخ احتياطية من الوثائق في حالة فقدان الأصول أو تعرضها لأي تلف ، وسهولة وانسيابية تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة ، وسهولة تطبيق سياسات وإجراءات إتلاف الوثائق والتي انقضى عمرها الزمني ، وتوفير المساحات المخصصة والمستهلكة لتخزين الملفات الورقية ، والتقليل من النفقات اللازمة لتوفير أجهزة الطابعات ، والماسحات الضوئية وأجهزة النسخ ، الورق ، والأحبار وغيرها من الأدوات الاستهلاكية .

إلى الأعلى